gestión del tiempo, http://schemas.google.com/blogger/2008/kind#post, vuelta al trabajo

Cómo organizarse en el trabajo (II)

La semana pasada comencé con el tema Cómo organizarse en el trabajo, y como lo prometido es deuda, aquí tenéis unos pocos tips para empezar y que yo estoy llevando a cabo sin demasiado esfuerzo pero muy buenos resultados. 

1. MESA DESPEJADA.
Dicen los expertos que enfrentarse a una nueva jornada sentándonos ante una mesa limpia de papeles y distracciones varias ayuda increíblemente.

2. DISTRIBUYE TU TIEMPO.
Abre tu agenda, o libreta, y lista todas las tareas que tienes y quieres hacer en el día. Empieza por aquello que sea prioritario, por ejemplo algo de lo que dependa el trabajo de otros, es decir algo por lo que si tú te retrasas otros no podrán hacer su labor y provoques un retraso en cadena. 
Continúa por lo que no te apetezca nada hacer, por engorroso, por ser un problema a resolver… dicen que es mejor quitárselo de en medio lo antes posible, primero porque a primera hora estamos más frescos y capacitados. Segundo porque evitaremos llevarlo en mente todo el día.
Ponte límites de tiempo para llevar a cabo las tareas. Períodos de 25 minutos con descanso de 5. Trabajar contrarreloj lejos de estresar, dicen que ayuda a que nos concentremos más. Pero igual de importante es descansar y desconectar.
Deja las últimas horas libres para imprevistos de última hora, o mejor aún, para adelantar trabajo.
3. CONCENTRA TAREAS DEL MISMO TIPO.
Hacer un mismo tipo de tarea durante un período determinado de tiempo provocará que trabajemos mecánicamente, y por tanto más rápido, que si saltamos de una a otra tarea. Por ejemplo, si tienes que rellenar formularios, o redactar informes, reserva un rato para hacer todos los que sea posible, incluso adelantando futuros.
4. EL E-MAIL.
Estar pendientes del correo electrónico, de contestar al momento, es una de las formas más fáciles de distraernos de nuestro objetivo. Es mejor estipular tres momentos de la jornada para comprobar y contestar. Lo que sea realmente urgente no dudes que te llegará vía telefónica. 
5. DISTRACCIONES.
Hay quien se pone el móvil en modo avión, o quien directamente lo apaga. Hay quien cierra el correo electrónico o desactiva el icono que te avisa de la entrada de nuevos mails. Hay quien usa tapones, o música para concentrarse. Para ser productivo hay que evitar distracciones, porque la clave no es trabajar más sino mejor. 
Sin embargo también es importante interactuar con los compañeros, reservar esos 5 minutos entre sesión y sesión para levantarte a por agua, a la impresora y charlar con ellos.
6. ORGANIZA TUS PAPELES
Usa archivadores, carpetas de colores, bandejas, o el método que te parezca mejor para organizar tus documentos sin tenerlos apilados encima de la mesa. 
7. LIMPIA-TIRA.
Durante la jornada, y sobre todo antes de marcharte a asa, haz un repaso de pos-it caducados, anotaciones rápidas que haces en hojas reutilizadas, y de todo aquello que no sea ya necesario tener a las vista, o incluso tener. De ese modo comenzarás el día con el punto número 1 listo. 
En las últimas semanas he estado implementando estos puntos, y ha resultado extremadamente fácil, sobre todo cuando ves que los resultados son visibles y te hacen estar mejor. Por lo que en un próximo post prometo contar punto a punto cómo me estoy organizando personalmente y cómo he adaptado los puntos de arriba a mi día a día. 
¿Tu tienes algún truco infalible para compartir? 
Un beso, 

5 comentarios en “Cómo organizarse en el trabajo (II)”

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