gestión del tiempo, planificación, PRODUCTIVIDAD, Sin categoría, vuelta al trabajo

5 claves para tener tu mail bajo control

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Hoy propongo un tema que me tiene frita y al que quiero dar solución cuanto antes este año 2017: mi correo electrónico. 

A ver, que levante la mano el que al abrir su cuenta de correo electrónico, bien personal, bien profesional, no siente cierta…tensión/angustia/desasosiego ante el número de mails que recibe.

En mi caso tengo una cuenta personal destinada a todo aquello que está relacionado con los niños, la casa, la familia…y a ella llegan correos de la plataforma del colegio, las facturas de la luz, del teléfono, extractos bancarios…pero también un montón de mails de suscripciones que yo no recuerdo haber hecho en la vida. Y estos últimos inundan mi buzón de entrada cada mañana, pero no solo de esta cuenta, sino también las relacionadas con el blog, llegando a veces a tener hasta cientos de correos sin leer.

Por otro lado está mi cuenta de correo laboral. Aquella donde cada día recibo y envío muchísimos mails, y que  de la que tengo la sensación creciente de no controlar como debería, que está desordenada y descontrolada.

Además cada vez más frecuentemente tengo la sensación de perder mucho tiempo de mi jornada laboral en el correo y que como bien dice Joaquín Peña, “procesar correo genera una falsa sensación de productividad” .

Así que para empezar el año, decidí buscar y aprender todo aquello relacionado con el control del correo electrónico profesional, y aquí tienes los consejos más útiles que he encontrado :

  • Hay que FIJAR 2-3 MOMENTOS AL DIA para gestionar el correo electrónico (y cumplirlos): Dicen los expertos que contrario a lo que tu razón dice NUNCA abras tu correo al empezar tu jornada laboral.  Primero hay que centrarse en las tareas prioritarias (¿te acuerdas de este post {5 minutos para ser más productivo}?) o en aquellas que traemos en la cabeza ya de camino desde casa. Ese informe, esa factura, esas instrucciones…que  si o si tienes que sacar adelante hoy.

           Lo ideal es mirar el correo cuando llevas 1 hora trabajando, a medio día y un rato antes de finalizar tu jornada laborar. En todos los casos cierra el correo tras trabajar en él y quita las notificaciones o avisos externos de recepción de correos.

  • REVISA TUS MAILS Y PRIORIZA. Aquí he descubierto la importancia de filtrar los correos en los que apareces el “Para:” y en los que apareces en “En Copia:“. Comienza por los que apareces en PARA porque son los que requieren tu atención y quizá una intervención más inmediata. Los que apareces EN COPIA puedes archivarlos, o borrarlos si es el caso.
  • ¿QUE HACER CON CADA MAIL?
  1. Contesta inmediatamente aquellos cuya contestación requiera menos de 2 minutos.
  2. Si es importante pero lleva más de 2 minutos anótalo en la agenda o ponte un pos-it para hacerlo más tarde.
  3. Borra sin piedad todo lo que consideres propaganda.
  4. Remite inmediatamente el mail a quien corresponda si no es responsabilidad tuya el asunto.
  5. Clasifica.
  • DEJA TU BUZÓN DE ENTRADA (Y DE SALIDA) VACÍO. Hay toda una teoría al respecto, conocida como Inbox Zero y que muy razonablemente aclara que la bandeja de entrada ha de ser para los correos nuevos que esperan a ser leídos, contestados y clasificados, no para convertirse en un cúmulo de mails de todo tipo y categoría, leídos o no.
  • CLASIFICA.¿Y cómo hacemos?
  1. Establece tus categorías.
  2. Crea una carpeta por categoría. Por ejemplo en mi caso, en la cuenta del trabajo, tengo una carpeta de proyectos, otra con mails internos de empresa, otra para facturas/gestión de cobros
  3. Incluye una carpeta para los “mails sin clasificar
  4. Después de leer / contestar mueve a la carpeta correspondiente.

 

Yo llevo unos días poniendo en práctica estos trucos y reconozco que al haber trabajado toda mi vida con otro sistema se me está haciendo complicado, pero efectivamente el día te cunde más y trabajas con menos presión e interrupciones, lo cual se verá reflejado en mi productividad.

¿Tienes algún truco más? ¿Eres de las que mira el mail a todas horas o de las disciplinadas que cumple a rajatabla con las 2-3 veces día?

Un beso,

13 thoughts on “5 claves para tener tu mail bajo control”

  1. Hola Esther! Ay, Què difícil me parece eso de no mirar el correo todo el rato…(el profesional me refiero…) pero me ha parecido muy interesante lo de no abrirlo nada màs llegar al trabajo y lo cierto es que cuando he puesto n pràctica tus trucos para ser màs productiva (listas y prioridades) me ha ido muy bien, así que esto lo voy a intentar tambièn. Lo Què si q hago desde siempre es lo de la Invox Zero, pero pq tengo una manía enorme a tener la bandeja de entrada a reventar, incluso tambièn la bandeja de Enviados! Y lo que me va bien es poner banderas de colores segùn categorías y tirar de las alertas para acordarme de cuando retomar un asunto -aunque no estè visible en la Inbox, sè que cuando haya que ponerse con ello, mi alerta particular me lo recordarà! Muchas gracias por ese post tan ùtil! Besos, Ana x

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  2. Hola!
    en mi correo personal de gmail tengo reglas de clasificación para los mails entrantes, asi que en principal recibo sólo lo realmente importante (y es la carpeta q si me notifica los correos nuevos), luego tengo social donde están todos los blogs que sigo, promociones con todas esas paginas q alguna vez me he suscrito tipo groupon, notificaciones para mensajes importantes pero q no quiero que me pite el movil al recibirlas (bancos, mensajeros, pedidos amazon…), y foros. La verdad que me es comodisimo este sistema ya que si me siento a mirar los mails es pq me sobra tiempo, y sé seguro q no se me cuela nada importante, ya que todo está bien ordenadito.
    El correo del trabajo es otro asunto… gran parte de mi faena llega por correo, y aparte mi jefe es de los q te manda por mail cualquier cosa q te quiere decir y q debes responder de inmediato.. asi q siempre está abierto y visible, pero por suerte tengo dos pantallas, asi q en una tengo el correo y en la otra toooodo lo demás. Aún asi uso las banderitas de outlook para marcar la faena pendiente y la realizada.
    Me encanta tu blog y el nuevo rumbo que está tomando!! por cierto, me estoy releyendo muchos posts antiguos estos días e intentando organizarme y llevar la casa al día… xD

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    1. Muchas gracias Monica!!! Espero que virus y reincorporación al trabajo te estén siendo leves!!! En cuanto al correo yo también tenía la sensación de que tenía que estar al tanto todo el día, pero al hacer la prueba me he dado cuenta de que no era tan imprescindible y que para algo urgente siempre te van a llamar por teléfono. De este modo me concentro mucho más en las tareas realmente importantes y urgentes sin distracciones. Un besazo

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      1. Hola! Tenemos controlados los virus! Aunque la vuelta al trabajo está siendo especialmente difícil… Emma es muy complicada y se lo está poniendo muy difícil a mi madre.
        Sobre el correo del trabajo, en mi caso es algo diferente, soy contable y toda mi faena llega por mail. Es decir, unos 300 mails con facturas adjuntas q traspaso directamente del Outlook al programa de contabilidad. Mails constantes de solicitudes de pagos, mails de los auditores, de proveedores/clientes… Básicamente mi faena es atender el mail jejejje ahhh y casi nadie tiene mi teléfono 😂😂 necesito tener todo por escrito para justificar todos los pagos, y la forma de autorizar las facturas es enviármelas por mail con un formulario de Excel rellenado diciendo a que centro de coste se asigna. Como ves un rollo pero al menos ya no recibo papeles q escanear. Besitos!!

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      2. Todo tiene su lado positivo! Ánimo con la vuelta y qué suerte de poder contar con tu madre para cuidar de La bebé. En mejores manos, imposible!!!!

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  3. Yo tengo tres cuentas de correo: la del trabajo, la personal y la de blogs/cosas de escribir.

    La del curro y la personal están siempre vacías, las voy despachando conforme entran, aunque me pille en casa. La mayoría de mensajes me ocupan unos minutos y puedo sacármelos de encima en seguida.

    La de escrituras y blogs… tres días a la semana me permito estar un buen rato ahí… no siempre consigo leer todo lo que me interesa, será que me interesan demasiadas cosas… ains, qué crú… pero bueno, en el fondo no son cosas urgentes.

    Saludos!

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    1. Tu clave, desde luego es la disciplina. Y efectivamente, saber discernir lo urgente de lo no urgente. Enhorabuena (desde la envidia, jajaja). Abrazo

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  4. Hola Esther!!! Yo en mi trabajo tengo que tener el mail abierto todo el día, mi organización, a la que me ha costado llegar un montón, es que de la bandeja de entrada cuelgan 2 carpetas, una que se llama “para revisar” donde meto los mail que me llegan y que tengo pendientes de revisar o tramitar y otra “revisados” para mail cuya gestión no ha finalizado, pero no depende de mi, estos últimos mail les pongo categorías para saber de un vistazo de quien depende que ese mail siga adelante (administración, almacén, servicio técnico….) Diariamente reviso ambas para tenerlas actualizadas constantemente.
    Feliz martes!!!!

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    1. Oye, pues me gusta también tu sistema!!! Está claro que cada maestrillo tiene su librillo. Lo importante es no tener la sensación de caos. Un besote

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  5. Buenos días!! Soy la que los leo cuando tengo un rato,sobretodo por las mañanas y tengo el correo a reventar de cuentas que no me acuerdo que tengo. Voy a empezar a borrar y priorizar,como siempre muchísimas gracias por dedicarnos tu tiempo. Feliz día. Besos

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